Tämä on Henkilötietolain 2. luvun 10 § mukainen rekisteriseloste Suomen pehmomiekkailutapahtumien ilmoittautumisjärjestelmää Ilmoportaalia.

Päivityspäivämäärä	Päivityksen tekijä	Päivityksen sisältö
29. toukokuuta 2017	Jukka-Pekka Venttola	Rekisteriseloste laadittu

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä on Sotahuuto-yhdistys ry (yhdrek. nro. 196.178, sähköposti hallitus@sotahuuto.fi). 2. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö on Jukka-Pekka Venttola (sähköposti yllapito@sotahuuto.fi).

3. Rekisterin nimi

Tämä rekisteriseloste käsittelee suomalaisen pehmomiekkailuharrastuksen ilmoittautumisjärjestelmä Ilmoportaalin käyttäjärekisteriä.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tapahtumailmoittautumisien ja osallistumistietojen hallinta järjestelmää käyttävissä tapahtumissa. Järjestelmää käyttävä tapahtuma voi olla rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen järjestämä. Jos järjestäjänä on kolmas osapuoli, tämä on mainittu järjestelmän näkymien alatunnisteessa.

5. Rekisteriin tallennettavat tiedot

Rekisteriin tallennetaan seuraavat yksilöinti- ja yhteystiedot tai osa niistä (säilytysaika 2 vuotta): sukunimi ensimmäinen etunimi salasanan kryptografinen tarkiste syntymäaika sähköpostiosoite puhelinnumero Kun rekisteröidyn tietoja käsitellään sellaisen tapahtuman yhteydessä, jossa tarjotaan ruokailumahdollisuus, rekisteriin voidaan rekisteröidyn nimenomaisella ilmoituksella tallentaa seuraavat terveydentilaa käsittelevät tiedot, jotka tuhotaan välittömästi kun niiden tarve on poistunut: erikoisruokavalio Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja rekisteröidyn asioinnista järjestelmää käyttävän tapahtuman kanssa: rekisteröidyn osallistumiset tapahtumiin (säilytysaika 7 vuotta) Lisäksi web-palvelinohjelmisto kerää normaaleja lokitietoja sisältäen mm. käytön päivämäärän ja kellonajan, käytetyn selaimen, järjestelmän näkymät joissa on vierailtu, sekä IP-osoitteen Järjestelmässä ei käsitellä henkilötunnuksia eikä maksukortin numeroita.

6. Säännönmukaiset tietojen lähteet

Rekisterin tiedot ovat peräisin rekisteröidyltä itseltään, osallistujaryhmän vastuulliselta ryhmänjohtajalta, tai järjestelmää käyttävän tapahtuman toimihenkilöltä (esim. työvuorot) Rekisteröinnin perusteita ovat Henkilötietolain 2. luvun 8 § 1. momentin kohdan 5 mukainen asiakassuhde (tapahtumien osallistumiset).

7. Säännönmukaiset tiedon luovutukset

Kun järjestelmää käyttävä tapahtuma on kolmannen osapuolen järjestämä, rekisteröidyn tiedot kyseisen tapahtuman osalta voidaan kokonaisuudessaan luovuttaa tapahtuman järjestäjälle.

8. Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisteri sijaitsee Suomessa. Rekisterin tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tiedot on suojattu teknisin turvakeinoin (mm. käyttäjäkohtaiset pääsyoikeudet, salasanan kryptografinen tarkiste sekä tiedonsiirron salaus) ja sijaitsee lukitussa tilassa.